Aprire un ristorante
Guida per l’Apertura e la Gestione di un Ristorante
Non importa che tu voglia aprire un ristorante da solo o in società con amici o conoscenti. La sola cosa importante è una buona organizzazione sin dall’inizio, perché correre ai ripari è sempre più difficile e costoso che partire subito bene. Dopo tutto, come recita un famoso detto: “Chi parte bene è già a metà dell’opera”.
Premessa
LA BRUTTA NOTIZIA:
- Se vuoi aprire un ristorante devi sapere che:
La vita media di un Ristorante in Italia è di circa 3 anni.
2 DOMANDE:
- A te potrebbe andare diversamente?
- Il tuo locale durerà più o meno di 3 anni?
LA BUONA NOTIZIA: Si, potrai aprire un ristorante, a te andrà diversamente e il tuo locale durerà più di 3 anni!
se…
- Non ti annoierai leggendo questa guida
- Seguirai scrupolosamente tutti i punti riportati
- Non tenterai di fare tutto da solo e costruirai una buona linea di leadership (anche fra soci)
- Ti circonderai dei professionisti migliori (commercialista, formatori, consulenti F&B e HACCP, dipendenti)
- Pianificherai il tuo aggiornamento professionale e, soprattutto, quello del tuo staff
Pianificazione e preparazione iniziale: (Prima di aprire un ristorante)
Ricerca di Mercato per aprire un ristorante e Business Plan
- Analisi del mercato: Valutare la domanda locale, la concorrenza e identificare il target di clientela.
- Piano finanziario: Calcolare i costi iniziali (affitto, arredamento, attrezzature, licenze) e i costi operativi (forniture, personale, marketing), prevedendo i ricavi attesi e stabilendo un piano di rientro degli investimenti.
Scelta della Location e Negoziazione del Contratto di Affitto
- Valutazione della posizione: Accessibilità, visibilità, vicinanza ad aree di traffico pedonale, vicinanza ad aree di interesse turistico (leisure o business).
- Contratto di affitto: Negoziare condizioni favorevoli, durata del contratto e possibilità di rinnovo.
- Concept del ristorante: Definire lo stile, la cucina, l’atmosfera e il pubblico target del ristorante, anche sulla base dei risultati della ricerca di mercato.
Ottenimento di Licenze e Permessi
- Corso SAB per il titolare (se non in possesso)
- Licenza commerciale: Richiedere l’autorizzazione per l’attività di somministrazione di alimenti e bevande.
- Permessi sanitari: Ottenere le certificazioni HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point).
- Licenze SIAE: Per l’utilizzo di musica o intrattenimento nel locale, se previsti.
- Autorizzazioni per l’occupazione del suolo pubblico: Se si prevede di utilizzare spazi esterni
Allestimento del Ristorante
Progettazione degli Spazi
- Cucina: Layout funzionale per facilitare il flusso di lavoro e la sicurezza.
- Sala: Arredamento in linea con il concept, ottimizzazione degli spazi per la circolazione del personale e dei clienti.
- Bar: Attrezzatura e disposizione ergonomica per la preparazione rapida delle bevande.
Acquisto di Attrezzature e Forniture
- Attrezzature da cucina: Forni, piani di cottura, frigoriferi, utensili, ecc.
- Mobili: Tavoli, sedie, banconi, illuminazione.
- Forniture: Piatti, bicchieri, posate, tovagliato, ecc.
Selezione dei Fornitori
- Materie prime: Identificare fornitori affidabili per ingredienti freschi e di qualità.
- Bevande: Collaborare con aziende vinicole, distributori di bevande, ecc.
- Fornitori di attrezzature: Per la sala, il bar e la cucina (attrezzature e manutenzione).
Gestione Operativa
Reclutamento e Formazione del Personale
- Personale di cucina: Chef, cuochi, aiuto cuochi, lavapiatti.
- Personale di sala: Maître (responsabile di sala) Camerieri, Sommelier (a prescindere dalla qualità della tua carta dei vini).
- Personale di bar: Capo Barman, aiuti-bar.
- Formazione: HACCP, sicurezza sul lavoro, servizio al cliente, vendita al tavolo e al telefono.
Nota importante: PRIMA DI PROMUOVERE IL TUO LOCALE ACCERTATI DI AVERE LE CARTE IN REGOLA!
Se non hai personale di sala e cucina ben formato e professionale, il marketing non farà altro che peggiorare la tua situazione.
Ovvero: Dare un pessimo servizio a 200 clienti è peggio che dare un pessimo servizio a 10 clienti.
Implementazione delle Norme HACCP
- Pianificazione e gestione dei processi: Controllo delle temperature, conservazione degli alimenti, igiene della cucina e delle attrezzature.
- Monitoraggio continuo: Compilazione dei registri di autocontrollo, gestione delle non conformità.
- Formazione continua: Aggiornamento periodico del personale sulle normative HACCP.
Gestione del Food & Beverage
- Controllo dei costi: Gestione delle scorte, prevenzione degli sprechi, negoziazione dei prezzi con i fornitori.
- Gestione delle bevande: Selezione dei vini, cocktail, birre, e gestione della cantina.
- Menu engineering: Creazione di un menu bilanciato e redditizio.
Servizio in Sala e al Bar
- Accoglienza e servizio al cliente: Creazione di un’esperienza positiva per il cliente, dalla prenotazione alla fine del pasto.
- Gestione degli ordini: Comunicazione efficace tra sala e cucina, utilizzo di sistemi POS (Point of Sale).
- Gestione del bar: Preparazione di bevande, cura della presentazione, velocità e precisione nel servizio.
Marketing e Vendite
Piano di Marketing
- Branding: Creazione di un’identità visiva e di un’immagine coerente del ristorante.
- Promozioni e offerte: Sconti, eventi speciali, degustazioni per attirare nuovi clienti.
- Marketing digitale: Sito web, social media, Google My Business, recensioni online.
- Collaborazioni: es. Eventi con chef ospiti, partnership con aziende locali.
Gestione delle Prenotazioni e Vendite
- Prenotazioni al telefono: Formazione del personale per gestire le chiamate in modo efficace.
- Prenotazioni online: Utilizzo di piattaforme come TheFork e, soprattutto, del proprio sito web.
- Vendite al tavolo: Formazione su tecniche di up-selling e cross-selling, gestione delle richieste speciali dei clienti.
Fidelizzazione del Cliente
- Programmi di fidelizzazione: Carte fedeltà, sconti per clienti abituali.
- Customer care: Gestione delle recensioni, risposta alle lamentele, cura del post-vendita.
Gestione Finanziaria e Controllo di Gestione
Monitoraggio delle Finanze
- Contabilità e bilancio: Registrazione accurata delle entrate e delle uscite, controllo di cassa.
- Controllo dei costi: Monitoraggio dei costi fissi e variabili, gestione del cash flow.
- Analisi delle performance: Calcolo del food cost, beverage cost, e margine di profitto.
Reporting e Analisi dei Dati
- Utilizzo di software di gestione: Sistemi per monitorare vendite, scorte, e performance del personale.
- Analisi periodica: Valutare i KPI (Key Performance Indicators) e implementare correttivi se necessario.
Nota importante: Le attività riportate ai punti sopra, sono FONDAMENTALI per il buon andamento e la crescita della tua attività imprenditoriale.
Ricorda che non le farà il tuo commercialista. Pertanto organizzati con un software o rivolgiti a noi (o ad un altro consulente di Food & Beverage management) per pianificarle e gestirle nel modo corretto.
Conformità Legale e Fiscale
Adempimenti Fiscali per aprire un ristorante
- Registrazione fiscale: Apertura della partita IVA, iscrizione alla Camera di Commercio.
- Tassazione: Gestione delle imposte locali e nazionali, IVA, dichiarazione dei redditi.
- Tenuta della contabilità: Gestione dei libri contabili, fatturazione elettronica.
Sicurezza sul Lavoro e Sicurezza alimentare
- Valutazione dei rischi: Redazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR).
- Formazione obbligatoria: Corsi per la sicurezza sul lavoro e HACCP per tutti i dipendenti.
- Prevenzione degli infortuni: Implementazione delle misure di sicurezza in cucina, sala e bar.
Innovazione e Sostenibilità
Iniziative Green (per il pianeta e per gli utili della tua attività)
- Riduzione degli sprechi alimentari: Utilizzo di tecniche di conservazione, ricette che sfruttano ogni parte degli ingredienti.
- Sostenibilità ambientale: Scelta di fornitori locali e prodotti biologici, riduzione dell’uso di plastica.
- Efficienza energetica: Utilizzo di attrezzature a basso consumo energetico, ottimizzazione dei processi.
Innovazione Tecnologica
- Digitalizzazione dei processi: Implementazione di sistemi di ordinazione elettronica, gestione delle scorte tramite software, utilizzo di CRM per il marketing.
- Servizi aggiuntivi: Implementazione di opzioni di consegna a domicilio, take-away e cucina a vista.
Eventi e Gestione delle Relazioni con i Clienti
Organizzazione di Eventi
- Eventi tematici: Serate a tema, cene degustazione, eventi speciali.
- Catering esterno: Offrire servizi di catering per eventi privati o aziendali.
- Collaborazioni con aziende: Organizzazione di eventi in partnership con altre realtà locali.
Gestione della Reputazione
- Monitoraggio delle recensioni online: Rispondere ai feedback, gestione delle critiche.
- Relazioni pubbliche: Collaborazione con influencer, partecipazione a fiere e eventi gastronomici.
Conclusioni
Aprire un ristorante in Italia e gestirlo correttamente richiede una pianificazione accurata, attenzione ai dettagli, e una gestione operativa efficace. Il successo di un ristorante dipende dalla qualità dell’offerta, dalla gestione del personale e delle risorse e dalla capacità di attrarre e fidelizzare i clienti attraverso strategie di marketing innovative e un eccellente servizio al cliente.
Come possiamo aiutarti?
Se stai pensando di aprire un ristorante, inizio subito col precisare che, se escludiamo
- l’apertura della Partita IVA,
- l’iscrizione alla Camera di Commercio locale
- la pianificazione fiscale
per impostare tutte le attività che abbiamo letto in questa guida, il commercialista non serve a nulla.
Ovvero, il commercialista, di mestiere, fa il contabile e poco più.
Quelli più bravi ti imposteranno, al massimo, anche una buona pianificazione fiscale (che non è cosa da poco) MA TUTTO QUI!
Per capirci meglio, non puoi chiedere al commercialista di prendere le decisioni strategiche per te o di insegnarti a gestire le trattative con i fornitori (fornitori che, ti assicuro, nel nostro settore sono, in alcuni casi, dei bei pescecani).
Non puoi chiedergli nemmeno, in ultimo, di fornirti un bilancio mensile della tua attività, perché lui te ne fornirà solo 1 a fine anno o 4 trimestrali.
Ma il problema maggiore è che, oltre che tardivi, saranno troppo generici, ovvero: non ti faranno capire quali sono esattamente le voci di spesa che stanno influenzando negativamente le tue marginalità.
Giunti a questo punto, immagino tu possa pensare: “Si vabbè, ma devo veramente fare tutto quello che c’è scritto qui?”
Risposta diretta: No! non sei obbligato a fare tutto quello che c’è scritto qui, ma ognuna delle cose che tralascerai, metterà in pericolo di chiusura entro 3 anni la tua attività! Se non mi credi verifica tu stesso il life-time medio degli ultimi 25 anni di una Start Up nel settore ristorazione in Italia, dalla sua apertura alla sua chiusura.
In ogni modo, se ti riconosci in quella domanda, siamo certi di poterti aiutare!
Ti aiutiamo a:
- Fare una prima analisi del mercato (domanda, offerta, valore dei competitors.
- Trovare la migliore location (se non ne hai già una).
- Capire il Concept migliore da adottare per la location che hai scelto e come strutturarlo.
- Costruire una linea di leadership che consentirà alla tua attività di operare in maniera fluida e a te di concentrarti solo sui compiti veramente importanti per il titolare di un ristorante, potendo delegare qualche attività in più oltre al mero servizio ai tavoli e di ricavarti, magari, anche un po’ di quel tempo libero che è tanto agognato da qualsiasi ristoratore.
inoltre:
- Possiamo lavorare insieme alla formazione e l’aggiornamento del tuo staff. Formazione tecnica (servizio) e commerciale (vendite al tavolo, al telefono, vendita eventi privati e aziendali).
E ancora:
- Possiamo stilare insieme un organigramma ben strutturato, che sia sostenibile per la tua impresa e individuare i migliori talenti da premiare e far crescere, fra quelli che già conosci, oppure selezionarne dei nuovi, al fine di ottenere un team motivato e realmente produttivo.
Se aprirai in società con altri: organizzare al meglio la suddivisione dei compiti fra i soci, con ottimizzazione delle attività di ciascuno di essi. - Lavoreremo su un piano di Food & Beverage management che, nella peggiore delle ipotesi, ti garantirà di ottenere margini (utili) superiori di un +25/+30% rispetto ai tuoi competitors diretti.
Dopo aver messo a punto tutte le procedure di sala (ed eventualmente di cucina), potrai accettare infinite prenotazioni con la certezza di soddisfare tutti i clienti, anche nelle giornate più complesse.
Insomma, come dicevamo: “Chi parte bene è già a metà dell’opera”, giusto?
Per concludere, svilupperemo dettagliatamente ogni punto riportato sopra fino ad ottenere:
- Un organigramma strutturato con compiti ben definiti
- Motivazione del personale ai massimi livelli
- Fluidità del servizio
- Organizzazione puntuale delle attività pre e post servizio
- Controllo preciso del magazzino e delle scorte
- Ottimizzazione degli acquisti
- Soddisfazione degli ospiti
- Crescita del fatturato (coperti e vendite)
- Crescita dei margini di guadagno (utili)
Non esitare oltre
Fare due chiacchiere non costa nulla e può portarti a scoprire nuovi e
importanti sviluppi per la tua attività.
Richiedi informazioni via mail o fissa un appuntamento quando sei più comodo.